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Un exemple de numérique sain pour une TPE : un cabinet dentaire

Voici quelques exemples et illustrations de d'Hygiène Numérique et Informatique, pour une TPE de type cabinet de dentiste(s).

Vous y trouverez les indications pratiques sous forme d'un scénario de mise en place d'une bonne hygiène :

C'est fait pour la mise en place et l'utilisation au quotidien de services numérique et de votre informatique, de manière saine.

Les chapitres sont :

Du conseil pour faire tout cela ?

Attention : à la lecture de tous ces conseils et toutes ces indications, on peut vite se faire peur.
C'est plus complexe que de se laver les mains et porter un masque.

C'est normal après tout : vous êtes dentiste, endodontiste, stomatologue,... et ces trucs de mise en place de boites mails, d'installation de partage de fichiers, etc,... cela peut parfois paraître complexe à certains.

Donc cela dépendra de vous, de comment vous sentez la chose. Soit vous vous sentez de le faire vous même, soit pas.

D'une manière générale, la recommandation est : faites faire, ... plutôt que croire que vous pouvez bidouiller vos outils comme c'est l'idée générale avec l'informatique, en général dans la société.
Et prenez du conseil.
Du conseil indépendant : pas les conseils de celui qui va installer, configurer et faire votre mise en route.

Les indications et les conseils ci-après vous permettent de savoir ce qu'il faut faire, et de piloter votre mise en place.
Vous pouvez les utiliser pour demander à votre fournisseur ce que vous voulez.
Vous pouvez aussi les utiliser pour faire vous même, ou par votre assistant(e) ou quelqu'un du cabinet.
Tout est passé en revue, ouvertement, ... il y a même la liste de fournisseurs recommandés pour leur approche saine et hygiénique du service numérique.

Ils sont proposés sur ce site, en licence libre d'usage (CC By-SA), en français, pour être utiles au plus grand nombre, dans le monde francophone.

Si éventuellement, en plus, vous voulez de la prestation de conseil pour piloter cette mise en place vous pouvez me le demander via ce site :
http://www.gers-informatique.com.

Je peux aussi éventuellement faire la réalilation.
Je la fais parfois pour quelques clients, souvent en mode local (dans le Gers, ou pas loin).
Parfois, plus rare, pour des personnes plus loin, mais que je connais bien.
(la proximité, de nos jours, ce n'est pas qu'une question de distance...)

Recommandé :

Vous avez ainsi les conseils, pour la bonne utilisation d'une informatique saine, et la réalisation par votre fournisseur habituel.

Ce modèle de fonctionnement est similaire à celui pour un bâtiment : l'architecte pour le conseil, les indications de ce qu'il faut faire et le suivi des travaux, ... et le maçon ou l'electricien habituel, pour la réalisation.

Cela évite aussi que ce soit le fournisseur qui fait, qui vous conseille aussi sur ce qu'il faut faire.

En tout cas, quelque soit la manière de vous y prendre, voici les conseils et indications.
Bonne lecture !

Les Étapes 1 à 3 du Guide Pratique d'Hygiène Numérique pour tous

Dans cet exemple, vous verrez une illustration concrète des étapes 1 à 3 (sur 7) du Guide Pratique d'Hygiène Numérique pour tous.

Vous trouverez le guide sur cette page :
Hygiène Numérique - Guide Pratique Pour Tous - Particuliers - TPE - PME - Associations - Mairies
C'est un guide concret, simple, libre d'usage (licence libre CC By-SA), fait pour tous : les personnes, les entreprises TPE, PME, ETI, les mairies, les collectivités locales, les associations, les administrations.

Il est recommandé d'au moins le parcourir, aussi, si vous voulez mettre en pratique les indications et illustrations présentées ici.

L'enjeux, pour un cabinet de dentistes ?

L'enjeu d'une bonne Hygiène Numérique, c'est de préserver et de protéger ses patients, ces fournisseurs, ces partenaires, les autres dentistes, de l'exploitation abusive des informations qui les concernent.

Il s'agit de protéger ces personnes en terme de secret médical, en plus de les protéger en terme d'exploitation de leurs informations, à leur insu en général, et de manière qui pourrait leur être défavorable.

Ce qu'on appelle "les données", ce sont toutes les informations : cela va des rendez-vous, des informations indiquées dans les rendez vous (soin sur la 12, pose de couronne sur la 25), les échanges de mails avec les devis ou recommandations dedans, les éléments de types radios, scanner, cone-beam, fréquence des communications avec le patient (mails, devis, ...), fréquences des consultations par patient, etc.

En terme de données, avec vos partenaires, toutes les informations comptent aussi : les prothésistes, les confrères dentistes et médecins, n'ont pas besoin que vous dévoiliez à des tiers les échanges et informations les concernants (interventions, prix des produits qu'ils vous vendent, cas de certains patients, etc.) .

Les personnes méritent mieux que le "on ne pouvait pas savoir, ..." qui sera probablement de mise, quand les scandales éclateront. S'ils éclatent, parce que vu l'ampleur de la déflagration, il est probable que tout sera étoufé, de peur d'un effondrement des institutions médicales, de la confiance dans le domaine de la santé, ou pire.

Rassurez-vous, il n'y a pas que les cabinets de dentistes qui seront en cause : toutes les professions seront concernéees, d'avoir laissé échaper des informations importantes sur leurs clients, fournisseurs et partenaires, ... alors que des moyens simples et peu couteux sont à leur disposition depuis des années (2015 au moins).
Les avocats, les notaires, les fiscalistes, les médecins, les nutritionistes, les électriciens, les coachs en tout genre, les psychologues, les plombiers, les professeurs et enseignants dans les écoles, collèges, lycées, universités, etc.
L'enjeux général pour la société : une bonne hygiène numérique et un fonctionnement sain. En 2020, on ne pourra pas dire qu'on n'a pas été sensibilisé à l'hygiène sanitaire, ... mais pour celle numérique, tout reste à faire.

Si ces questions et situations vous intéressent, vous trouverez plus d' explications sur la Malbouffe Numérique, Informatique, et les services numériques toxiques sur cette page.

L'etape 1 : Firefox, Thunderbird

Firefox pour les sites sur internet

Utiliser Firefox pour naviguer sur internet.
Utiliser le mode "Navigation Privé" pour les sites d'achats en ligne, et pour toutes consultations de sites pour lesquels on n'a pas envie de laisser de traces de notre consultation.
Voir le menu Fichier => Ouvrir une fenêtre de navigation privée, ... ou les touches "Ctrl + Maj + P".

Installez le module : uBlock origin. c'est le bloqueur de pub que je valide.
Les autres bloqueur de pub, je ne sais pas.
Le service AdBlock Plus : c’est un service de Google, et de ses "confrères GAFAM", donc à fuir, c’est pire que de ne rien avoir.

Deux plugins Firefox, très utiles pour l'hygiène numérique : DownloadHelper et PrintFriendly.

Pour les smartphone : Firefox smarphone.

D'autres navigateurs sont possibles sur ordinateur : PaleMoon, Falkon.

Le navigateur Brave ne me parait pas fiable. Il donne une fausse impression de sécurité et de préservation de vos informations.
Il est fait à partir de Google Chrome, donc que penser quand il annonce une navigation protégée ?

ThunderBird pour les emails

Pour consulter les mails : utiliser ThunderBird.
Utiliser le moins possible les WebMail (les outils de mails, dans le navigateur, proposés par les services de mails...).
Utiliser les WebMail quand on est en déplacement, sans son ordinateur portable, pour une urgence, ... ou en dépannage ponctuel.

Vous pouvez consulter plusieurs boites mails en même temps, et tout avoir au même endroit.

Installer et utiliser le module Cardbook : le carnet d’adresse compatible CardDAV, pour Thunderbird
Ne pas utiliser le carnet d’adresse par défaut de ThunderBird. Il n'est pas compatible CardDAV, donc vous créera beaucoup de souci à terme.
Utiliser CardBook, ... ainsi, vous préparez dès que possible la synchronistation sur un carnet d’adresse accessible avec le protocole CardDAV, comme il sera vu à l'étape 3, ci-après.
Par exemple un carnet d’adresse sur un serveur Radis, Nextcloud, CosyCloud, BlueMind, etc...

Pour les smartphone : utiliser les applications FairMail ou K9Mail.
Ce sont des équivalents Thunderbird pour smartphone.

Pour avoir son carnet d'adresse et son agenda partagé avec son smartphone : voir ci-dessous (Étape 3), avec l'utilisation de services collaboratifs de type NextCloud, ou CosyCloud ou BlueMind.

Comme il sera vu ci-après, si vous utilisez les outils collaboratifs de BlueMind, leur outil de consultation des mails et de l'agenda, dans un navigateur internet (Firefox ou autre) est très bien aussi.
Il peut remplacer avantageusement ThunderBird.

L'etape 2 : Les Boites mails

Ha !... les boites mails.... ces fameuses boites mails, avec des noms horribles, comme gmail.com, hotmail.fr, orange.fr....
A croire qu'on ne peut pas exister sur internet, sans passer par une multinationale : faire allégence, et porter la marque de cette multinationale.... ?

Des boites emails à votre nom

L'enjeux : votre image, avec une boite email à votre nom, et non pas celui d'une multinationale.
La protection des personnes qui vous écrivent, en empêchant de donner leur informations à des multinationales dont vous ne maîtrisez rien, à part le fait de savoir qu'ils pompent vos informations.

Pour se faire une adresse email à votre nom : tout est expliqué sur ce site http://www.mon-mail-a-moi.com.

En gros : contact@dr-dupond-toulouse.fr, ou jacques@dr-dupond-toulouse.fr, c'est plus joli que des adresses en "dr-dupond-toulouse@orange.fr".
Et vous protegez vos patients, confrères, partenaires, fournisseurs,... en ne laissant pas échaper leurs informations, via l'exploitation des données dans les emails.

Trouver un fournisseur avec hygiène numérique

Vous trouverez sur le site des fournisseurs locaux de boites mails, qui sont petits (nationaux ou moins), avec des valeurs claires et un positionnement sain par rapport à vous.
C'est sur la page "Explications" du site www.mon-mail-a-moi.com.

Il y a des fournisseurs associatifs, ou en coopératives
Certains fournisseurs font des offres très avantageuses.
Cela coûte si peu, ... pour sa vie privée et celle de vos patients, confrères, ... par email...

La mise en place des boites emails

La démarche pratique, en quelques lignes :

Point important : Il n'est pas nécessaire de faire un site internet, pour utiliser les boites mails.
Vous pouvez très bien mettre en place vos boites mails, jacques@dr-dupond-toulouse.fr, et vous verrez plus tard pour faire un site internet, de votre cabinet, sur "wwws.dr-dupond-toulouse.fr".
Faire quelques boites emails ne coûte pas grand chose, faire un site internet coûte beaucoup plus.
Or les boites mails sont plus importantes que les sites internet.
=> Ne laissez pas votre fournisseur vous embarquer dans la réalisation d'un site internet... si vous ne le voulez pas.

Pour le choix du fournisseur du nom de domaine et d'hébergement : pour un cabinet de dentiste, je conseillerais La coopérative Ouvaton, Ikoula, Oxyd / Ecritel, Infomaniak, LWS, Porkbun.
Voir le site indiqué ci-dessus, pour les détails sur chacun.

Le fournisseur du nom de domaine peut-être différent de celui qui fournit l'hébergement.
En général, c'est plus simple de prendre le même pour les deux, mais rien n'oblige à cela.
Notamment : il vaut mieux un bon fournisseur d'hébergement, local, de confiance... et s'il ne fait pas les noms de domaines, prendre ceux-ci chez un autre.
A savoir, sur le plan pratique : il suffira de configurer les informations de Zone DNS du nom de domaine, pour qu'elles pointent vers l'hébergeur et l'hébergement choisi.
Les fournisseurs donnent beaucoup d'aides et d'indications pour faire cela.

Il peut alors être intéressant de prendre l'hébergement chez un fournisseur qui fait à la fois :

Quitte à prendre alors le nom de domaine chez un autre fournisseur.

Comme toujours, et comme c'est indiqué sur le Guide Pratique d'Hygiène Numérique Pour Tous, il est recommandé de faire appel à un professionnel, pour la mise en place de ces boites mails.
Si vous souhaitez du conseil et de la réalisation, voir le chapitre ci-dessus.

Étape 3 : Les stockages de fichiers partagés, les contacts, les agendas partagés

Le partage des fichiers, la gestion des contacts et des agendas, en mode partagés, sont en général proposés par les mêmes services et les mêmes outils (logiciels).

Utilité

Pour les fichiers : Vous mettez à disposition, et echangez certains de vos fichiers, entre les personnes du cabinet (assistant(e), etc.), avec vos partenaires (protesistes,...), avec vos patients et clients.

Pour les agendas et contacts : vous utilisez les mêmes informations d'agenda et des contacts, mises à jour, sur votre ordinateur de bureau, et votre (vos) smartphones.
Vous pouvez partager un agenda avec votre assistant(e), ou avec le service de prise de rendez-vous (centre d'appel, etc.).

Ce fonctionnement est avec une bonne Hygiène Numérique.
Ces informations ne sont pas exploités par les fournisseurs du service ni personnes d'autres.
Les informations complémentaires non plus. Ni quand et de quel endroit vous consultez vos informations, ni qui vient chercher tel fichier mis à disposition (patient, prothésiste), ni à qu'elle fréquence, quand, depuis quel lieu.... etc.
Rien n'est "pompé" par vos fournisseurs, et exploités à des fins qui vous échappent et mettent en risques non maîtrisés vos patients, partenaires, etc.

L'énorme avantage du partage de fichier : facilité d'usage, de transmission des informations, etc.
Par exemple : un devis, un bilan transmis à un client, ou une radio transmise à un prothésiste, etc.

L'énorme avantage du partage de l'agenda avec votre assistant(e) : facilité d'usage, ...

L'énorme avantage du partage de l'agenda et du calendrier entre les ordinateur du cabinet, votre smartphone : facilité d'usage, l'information est saisie d'un côté et directement vu de l'autre, ...
Sauvegarde implicite des données : si par exemple vous perdez votre téléphone, les infos de contact et d'agenda sont sur le serveur, et sur votre ordinateur aussi.

Les logiciels et les services

Typiquement, en terme d'offre et de logiciel, vous pouvez suivre la piste de logiciels comme NextCloud, CosyCloud, Bluemind... et les services qui sont proposés par les hébergeurs, sur ces logiciels.

NextCloud et CosyCloud sont des outis de partage de fichiers et de diverses fonctions autour, dont la gestion des agendas et des contacts.
BlueMind est un outil de messagerie collaborative, donc pour les agendas, les contacts, ... et les mails.

CosyCloud (ou Cosy.io) est très proche du concept de : La Maison De Mes Données (L.M.D.M.D.).
http://www.la-maison-de-mes-donnees.com/
Jettez-y un oeil, si vous avez envie d'approfondir la compréhension de ces choses là : l'hygiène pour vos données, comment vous protéger, comment vous organiser, pour que ce soit logique, efficace, et solide....

A noter :

Comme tous ces logiciels sont open source et libres, vous pouvez les installer et les faire tourner vous même.
Mais vous n'allez pas faire cela.
Il vaut bien mieux les utiliser en offre de service, proposées par des spécialistes de ce genre de services.

Le fait qu'ils soient en open source et libre, c'est une garantie de transparence, pour vous, comme pour le fournisseur de service.
C'est une garantie qu'il n'y a pas de possibilité (facile) d'exploitation de vos données, à votre insu, ou à celle du fournisseur de service.

Les fournisseurs de services qui proposent ces logiciels et outils sont nombreux.
Les sites de ces logiciels ont en général une rubrique "partenaires" qui liste les fournisseurs de services.
En 2020, et pour quelques années, à priori, ils sont tous bien, et respectent les données et les informations des personnes : pas d'exploitation de vos données.

Pour un cabinet de dentiste, je recommanderai par exemple :

Le choix du fournisseur pour le partage de fichiers devra se faire en phase avec celui du fournisseur d'hébergement des boites mails.
A priori, autant prendre le même et une offre (un pack) qui inclut les deux.
Mais ce n'est pas obligé.

La mise en service de ces outils

Pour le partage de fichers, c'est très simple. Il n'y a qu'à créer les utilisateurs qui vont avoir accès à leur espace de fichiers, et peut-être un espace commun de fichiers.
La formation et l'apprentissage sur cet outil est rapide. Compter une heure ou deux pour la prise en main.

Pour la gestion de l'agenda et des contacts, c'est surtout une question de configuration et de mise en service.
Il s'agit d'organiser et de configurer pour que l'ordinateur, et le smartphone, accède à l'agenda et aux contacts sur le serveur.

Pour l'utilisation de l'agenda et des contacts, c'est comme d'habitude, pour gérer ses rendez-vous et les coordonnées de ses contacts : soit depuis le smartphone, soit depuis l'ordinateur.

Tout cela demande un peu de temps de mise en place, puis d'apprentissage.
Le résultat est une très grande efficacité et productivité au quotidien, doublé du fait de pouvoir faire des choses qu'on ne pouvait pas faire avant, sans ce genre d'outil et d'organisation.
C'est un investissement en temps et en concentration des personnes, qui est très rentable.

Conclusion

Vous êtes arrivé jusqu'ici.
On ne saura pas si vous avez tout lu, chaque mots, en séquence depuis le début,
ou bien si vous avez survolé en piochant des passages qui ont interpellé votre regard et votre attention.
Mais dans tous les cas, vous avez une bonne idée de ce qu'il faut faire pour vous donner les moyens d'utiliser vos outils de bases, avec une bonne Hygiène-Numérique.

Constat de base, que vous avez forcément constaté : Tout est là, les outils, les fournisseurs,... sont à disposition, il n'y a plus qu'à décider et faire.

Autre constat de base, que vous... : c'est très simple pour celui qui connait ces choses, qui sont de l'ordre du "grand public des spécialiste", comme faire du vélo un minimum sérieusement (vous savez, ceux qui ... tous les dimanches, ... et savent très bien pourquoi ils utilisent tel pédalier, tel type de pneux, etc.)
Et c'est pas si simple, pour tout un chacun.
Ça dépend des gens.

Dernier constat de base, que vous... : Il y a pléthore de fournisseurs qui peuvent faire les choses (les informaticiens, installateur, réparateurs d'ordi pour PME), et il suffit de leur dire ce que l'on veut.
Pourquoi ils ne vous en ont pas parlé avant ? parce qu'ils attendent que vous leur demandiez.
Donc ce document, ses conseils et ses indications sont un bon moyen pour vous : il vous permet de savoir quoi leur demander.

Pour demander les choses : vous pouvez montrer ce document à votre fournisseur habituel d'informatique.
Un peu de conseil indépendant, comme un architecte pour votre maison, pourra aussi favoriser les choses.

Globalement, passer à ces outils et ces services sains et respectueux des personnes, sera un bienfait pour vous, pour votre activité, pour votre entreprise, ... et les soins de dentisterie que vous prodiguez à vos patients.


Une remarque sur ces informations, une question sur comment faire, ou sur l'Hygiène Numérique, un remerciement....
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